6. FUNZIONI

6.1 CHE COSA SONO LE FUNZIONI

Non tutti i calcoli sono semplici. Fortunatamente, Excel può eseguire calcoli anche molto complessi. Le funzioni sono formule predefinite che eseguono elaborazioni matematiche complesse. Voi inserite il nome della funzione e tutti gli argomenti (le informazioni aggiuntive) necessari per la funzione ed Excel esegue i calcoli. SOMMA e MEDIA sono esempi di funzioni semplici e immediate, mentre RATA e CERCA.VERT sono esempi di funzioni tipiche, ma più complesse, che vengono discusse in questo capitolo.

Ogni formula è più semplice da leggere e da comprendere se usate nomi ed eticbette di cella al posto dei riferimenti di cella (per esempio, la formula = tasse + subtotale è più facile da comprendere di =H32+H33). Dopo avere creato il nome o l'etichetta di una cella, questa viene automaticamente usata al posto del riferimento quando la cella è utilizzata in una formula. Un nome di cella può essere qualunque nome voi decidiate. Le etichette sono simili ai nomi di cella, ma si applicano alle righe o alle colonna e vengono usate automaticamente da Excel per identificare le celle in una formula. In questo capitolo viene descritto come si creano e si usano i nomi e le etichette di cella per rendere più semplice la comprensione delle formule. Sembra che gli errori e i dati non validi riescano sempre a trovare un modo per entrare nei fogli di lavoro, specialmente quando lavorate con calcoli complessi; ad ogni modo sono più facili da individuare e correggere se si hanno gli strumenti appropriati. In questo capitolo si parla di alcuni strumenti che aiutano a individuare i problemi.

6.1.1 Usare le funzioni

Excel include numerose funzioni, alcune delle quali vengono usate continuamente, mentre altre vi possono interessare solo se siete un ingegnere elettrotecnico o un fisico nucleare. Le funzioni hanno nomi specifici, come SOMMA, MEDIA o DISTRIB.BETA, che devono essere scritti correttamente, altrimenti Excel non riesce a riconoscerli. In Excel, comunque, sono incluse finestre di dialogo che aiutano a scrivere il nome giusto e a compilare gli argomenti necessari per ogni funzione.

Le funzioni più avanzate (e usate più raramente) si trovano nell’aggiunta Strumenti di analisi. Se quest'aggiunta non è elencata nella finestra di dialogo Componenti aggiuntivi (scegliete Componenti aggiuntivi dal menu Strumenti, dovete installarla dal CD-ROM di Office 2000 o di Excel 2000.

 

6.2 SCRIVERE UNA FORMULA CONTENENTE FUNZIONI

6.2.1 Usare la finestra di dialogo Incolla funzione per scrivere una formula

1. Fate clic sulla cella in cui desiderate inserire i risultati della formula.

2. Fate clic sul pulsante Incolla funzione sulla barra degli strumenti Standard.

Così facendo, viene visualizzata la finestra di dialogo Incolla funzione.

3. Selezionate una categoria di funzioni e fate doppio clic sulla funzione desiderata.

Si apre la Finestra della formula per aiutarvi a completare la funzione.

4. Fate clic nella casella degli argomenti e leggete la descrizione dell'argomento per determinare quali informazioni sono necessarie. Fate clic sul pulsante ? per avere ulteriori informazioni sulla funzione.

5. Fate clic sulle celle del foglio di lavoro o selezionatele con il trascinamento per immettere gli argomenti (se sono richiesti riferimenti di celle).

Per ridurre la Finestra della formula in modo che non copra le celle del foglio di lavoro che desiderate selezionare, fate clic sul pulsante Comprimi finestra a destra dell'argomento, selezionate le celle del foglio di lavoro e fate clic sul pulsante a destra della casella dell'argomento per visualizzare di nuovo la Finestra della formula e continuare a costruire la funzione.

6. Scegliete OK.

La funzione viene creata e la formula è completata.

Se è d'intralcio, potete trascinare la Finestra della formula (la finestra di dialogo in cui si immettono argomenti delle formule) in un punto diverso del foglio di lavoro.

Questa è la procedura basilare. Di seguito viene descritto come si usa questa procedura per scrivere formule specifiche, tipiche e utili nei fogli di lavoro.

 

6.3 FUNZIONI TIPICHE DEI FOGLI DI LAVORO.

Funzione              Scopo

SOMMA                 Sommare i valori dell'intervallo selezionato

MIN                      Trovare il valore minimo dell'intervallo selezionato

MAX                     Trovare il valore massimo dell'intervallo selezionato

MEDIA                  Fare la media dei valori dell'intervallo selezionato

CERCA.VERT e CERCA.ORIZZ            Trovare un valore in una tabella

RATA                   Calcolare la rata per condizioni di finanziamento specifiche

ADESSO              Restituire la data e l’ora attuali

OGGI                   Restituire la data attuale

CONCATENA         Unire in una sola cella i valori di più celle

SINISTRA e DESTRA       Restituire un numero specifico di caratteri a sinistra (o a destra) del valore                                        di una cella

 

Quando vi sarete impratichiti con le formule, diventerete in grado di scriverle più velocemente da soli, ma dovrete fare attenzione a scrivere correttamente il nome delta funzione. Provate a mettere in pratica questo suggerimento: digitate il nome della funzione in lettere minuscole. Se è stato scritto correttamente, Excel lo converte in lettere maiuscole quando premete Invio (per esempio, sum viene convertito in SUM). Se è digitato in modo scorretto, Excel non lo conviene in maiuscolo: questo è un indizio che è stato scritto erroneamente.

6.3.1 Alcune funzioni tipiche e utili

In questo paragrafo sono forniti esempi e suggerimenti relativi alle funzioni elencate nella Tabella. Questo breve elenco contiene solo alcune delle centinaia di funzioni disponibili in Excel. Se esplorate l’elenco di funzioni nella finestra di dialogo Incolla funzione, troverete funzioni che calcolano il seno, il coseno, la tangente e l’effettivo valore del pi greco e anche funzioni per molte equazioni contabili, di ingegneria, sui logaritmi e di distribuzione binomiale. L'elenco è quasi infinito, ma in questo libro ci si limita a vedere solo le funzioni più utilizzate.

Quando scrivete per la prima volta una formula, dovreste collaudarla per essere sicuri che esegua il calcolo in modo appropriate (vale a dire per essere sicuri di avere inserito tutti gli argomenti correttamente e che i risultati siano esatti). Per collaudare una formula, inserite dati fittizi (numeri finti) nel foglio di lavoro. Usate dati fittizi semplici: stringhe brevi, che siano rapide da digitare, e numeri con cifre arrotondate in modo da poter fare i calcoli a mente e sapere subito se i risultati sono esatti.

 

6.4 Somma

La funzione SOMMA è tra le più utili: somma tutti i numeri in un intervallo selezionato. Solitamente la si inserisce alla fine di un elenco di numeri.

6.4.1 Scrivere una formula SOMMA

1. Fate clic nella cella in cui desiderate inserire la formula.

2. Digitate =

3. Digitate somma (

4. Nel foglio di lavoro, selezionate con il trascinamento le celle che desiderate sommare

5. Digitate )

6. Premete Invio.

Sebbene sia opportuno che la formula si trovi sotto l'elenco, potete inserirla in qualunque punto nel foglio di lavoro. La formula è completa. Se avete scritto correttamente il nome della funzione, Excel lo converte in lettere maiuscole.

Quando trascinate alcune celle per inserirle in una formula, in base alle impostazioni predefinite Excel usa i riferimenti relativi; se copiate questa formula in un'altra cella, il risultato cambia perché i riferimenti relativi si modificano automaticamente. Se, tuttavia, trascinate la cella per spostarla altrove nel foglio di lavoro, Excel mantiene i riferimenti originali e il risultato rimane inalterato. Se, per evitare confusione, desiderate essere sicuri che i riferimenti rimangano gli stessi, potete rendere assoluto il tipo di riferimenti.

Per modificare rapidamente il tipo di riferimento della cella, fate clic su di esso e premete F4 finché non otterrete il tipo desiderata, quindi premete Invio.

 

6.5 MIN

La funzione MIN restituisce il valore minimo, vale a dire il più piccolo, in un intervallo di numeri. Naturalmente, se l’intervallo è una singola colonna di numeri, potete trovare il valore più piccolo anche ordinando o filtrando l'elenco. Se l’intervallo è una grande tabella di numeri, la funzione MIN può risultare utile.

6.5.1 Scrivere una formula con la funzione MIN

1. Fate clic sulla cella in cui desiderate inserire la formula.

2. Digitate =

3. Digitate min(

4. Nel foglio di lavoro, selezionate con il trascinamento le celle per cui desiderate cercare il valore minimo

5. Digitate )

6. Premete Invio.

Poiché il valore minimo è il risultato di una formula, questa continua a trovare il valore minimo automaticamente, anche se cambiate i numeri sul foglio.

Se dovete creare un foglio di lavoro mensile, potete risparmiare tempo creando un modello e includendovi la formula MIN. Quando aprite una copia del modello, la formula è già inserita e, a mano a mano che inserite numeri, trova automaticamente il valore minimo.

 

6.6 MAX

La funzione MAX è l'opposto di MIN: trova il valore più grande nell'intervallo selezionato di celle. Per scrivere una formula con la funzione MAX, potete seguire la procedura precedentemente descritta per la funzione MIN.

6.6.1 Scrivere una formula con MAX usando la finestra di dialogo Incolla funzione

1. Fate clic sulla cella in cui desiderate inserire la formula.

2. Fate clic sul pulsante Incolla funzione.

Così facendo, viene visualizzata la finestra di dialogo Incolla funzione.

3. Per limitare l’intervallo di scelte, selezionate una categoria di funzioni nell'elenco Categoria (se conoscete il nome della funzione che desiderate, ma non sapete in quale categoria trovarla, selezionate Tutte).

4. Scorrete l’elenco di funzioni nella parte destra della finestra di dialogo e fate doppio clic sulla funzione desiderata (per questo esempio, cercate la funzione MAX nella categoria Statistiche).

5. Viene visualizzata la Finestra della formula relativa alla funzione su cui avete fatto doppio clic, in questo caso specifico, la funzione MAX.

6. Evidenziate o cancellate i valori presenti nell'argomento Num1 e inserite l’intervallo dell'intera tabella selezionando le celle con il trascinamento.

7. Scegliete OK.

Quando usate la funzione MAX o MIN per determinare il valore più alto o più basso di una grande tabella, dovete comunque cercare il valore calcolato dalla formula tra tutti quelli presenti nella tabella, Potete far emergere visivamente il valore calcolato combinando la funzione MAX o MIN con la formattazione condizionale dei numeri, che formatta il valore nella tabella con la formattazione impostata.

 

6.7 MEDIA

La funzione MEDIA è un'altra funzione tipica e facile da usare. È semplice da scrivere come le funzioni SOMMA, MIN e MAX, pertanto nel seguente esercizio verrà scritta senza l’aiuto di finestre di dialogo. La cosa importante da sapere a proposito della funzione MEDIA è che da un risultato più corretto di quello che otterreste sommando le celle e dividendo il risultato per il numero di celle. Chi non conosce l’uso delle funzioni calcola le medie sommando le celle e quindi dividendo il risultato per il numero di celle. In questo modo, pero, si possono ottenere risultati errati, perché vengono considerate con valore zero anche le celle che non contengono nessun valore. La funzione MEDIA, invece, somma le celle dell'intervallo selezionato e divide la somma per il numero di valori; in questo modo, le celle vuote sono escluse dal calcolo.

6.7.1 Scrivere una formula con la funzione MEDIA

1. Fate clic sulla cella in cui desiderate inserire la formula.

2. Digitate =MEDIA(.

3. Nel foglio di lavoro, selezionate con il trascinamento l’intervallo di celle di cui desiderate calcolare la media (oppure digitate il nome o l'etichetta dell'intervallo).

4. Digitate ).

5. Premete Invio.

 

6.8 CERCA.VERT E CERCA.ORIZZ

A volte ci si trova nella situazione di dovere cercare un valore in un'altra tabella. Per esempio, in una fattura potete fare in modo che Excel cerchi l’aliquota IVA della nazione in base all'indirizzo di destinazione; se invece siete insegnanti e avete una tabella con i voti degli studenti, potete fare in modo che Excel ricerchi i voti degli studenti corrispondenti alle medie dei voti degli esami.

Una funzione utile per cercare valori in un'altra tabella è CERCA.VERT (o il suo equivalente trasposto, CERCA.ORIZZ). Queste due funzioni sono molto simili: l’unica differenza è che una opera verticalmente nella tabella (CERCA.VERT), mentre l’altra orizzontalmente (CERCA.ORIZZ).

Di seguito viene descritto come si usa CERCA.VERT; dopo avere compreso questa funzione, sarete in grado di usare anche CERCA.ORIZZ.

6.8.1 Scrivere una formula CERCA.VERT

1. Create una tabella di ricerca che contenga i valori che desiderate cercare (per esempio una tabella di aliquote IVA di diversi stati o la tabella dei voti usata in questo esempio). La tabella deve essere impostata in modo che i valori che state cercando (in questo esempio le medie degli esami) siano nella colonna più a sinistra e ordinarli in senso crescente. Può contenere più colonne, purché i valori che vengono cercati siano sulla sinistra. Per maggiore comodità, potete assegnare un nome alla tabella e fare riferimento a essa nelle formule usando questo nome.

2. Fate clic sulla cella in cui desiderate inserire il risultato.

3. Fate clic sul pulsante Incolla funzione.

4. Nella categoria Tutte o Ricerca e riferimento, fate doppio clic sulla funzione CERCA.VERT. Viene visualizzata la finestra di dialogo CERCA.VERT.

5. Fate clic sulla casella Valore e quindi sulla cella che contiene il valore che desiderate cercare (in questo caso, la media degli esami).

6. Fate clic nella casella Matrice tabella e selezionate la tabella di ricerca con il trascinamento (oppure inserite il nome dell'intervallo, se avete assegnato un nome alla tabella).

7. Nella casella Indice, digitate il numero della colonna della tabella di ricerca in cui Excel deve trovare un valore corrispondente. Si pensi alle colonne della tabella come se fossero numerate da sinistra a destra, iniziando da 1.

8. Nella casella Intervallo, decidete se desiderate trovare una corrispondenza approssimativa o esatta. Per indicare una corrispondenza approssimativa, lasciate vuota la casella. Per indicare una corrispondenza esatta, digitate falso. In questo caso, ogni voto che cercate ha una corrispondenza approssimativa, ma probabilmente non una corrispondenza esatta. La tabella di ricerca e ordinata in senso ascendente e la funzione CERCA.VERT ricerca dall'alto in basso nella colonna la corrispondenza più simile inferiore al valore del voto ricercato.

9. Scegliete OK.

 

La funzione CERCA.VERT cerca il punteggio nella tabella di ricerca, trova la corrispondenza approssimativa e restituisce il voto contenuto nella seconda colonna.

Per copiare la formula a lato dell'intera tabella, posizionate il puntatore del mouse sul quadratino di riempimento e fate doppio clic. Questo metodo funziona se la colonna è adiacente alla tabella. La formula viene copiata per tutta la lunghezza della tabella.

Se state usando un riferimento d'intervallo al posto di un nome d'intervallo, assicuratevi di cambiare in assoluti i tipi di riferimento; diversamente, l'intervallo della tabella di ricerca viene modificato in modo errato in ogni copia della formula. Per modificare il tipo di riferimento, aprite la formula, fate clic sul riferimento, premete F4 fino a quando non trovate il tipo desiderata, quindi premete Invio per completare la formula.

 

6.9 ADESSO E OGGI

La funzione ADESSO restituisce la data e l'ora attuali, mentre la funzione OGGI restituisce la data attuale. Può essere utile inserire queste funzioni in un angolo del foglio di lavoro, così da potere sempre dire quanto siano attuali le informazioni in una pagina stampata.

ADESSO e OGGI non hanno argomenti; per scriverle, digitate =adesso() o =oggi() e premete Invio (assicuratevi di includere le parentesi e di non digitare niente fra di esse). II valore risultante, in realtà, è un numero seriale che rappresenta il numero di giorni trascorsi dal 1 gennaio 1900 e che viene visualizzato come data o come ora perché la cella ha un formato di data o di ora.

Se desiderate visualizzare il numero seriale di una data, inserite la data e formattate la cella come Generale. I numeri seriali delle date iniziano con il numero 1 al 1 gennaio 1900: il numero seriale 100.000 corrisponde alla data 14 ottobre 2173. L'ora è determinata dalle cifre a destra della virgola.

Per esempio, il numero 0,5 corrisponde alle ore 12.00.00. Come è stato detto, immettere un nome di funzione in lettere minuscole è un buon modo per scoprire gli errori di digitazione. Se il nome della funzione è scritto correttamente, Excel lo converte in maiuscolo quando completate la formula.

 

6.10 SINISTRA E DESTRA

Le funzioni di testo come SINISTRA e DESTRA sembrano piuttosto inutili fino a quando non capita di doverle usare nella vita reale; in questi casi, sono sorprendentemente utili. Si supponga che la bibliotecaria di una scuola voglia usare Excel per mantenere un elenco dei libri della biblioteca con il nome dell'autore, un riferimento, il numero ISBN e cosi via. Dopo avere digitato un lungo elenco con i titoli dei libri e i nomi degli autori, la bibliotecaria si appresta a digitare i riferimenti per ciascun titolo. Questo, tuttavia, è composto dalle prime tre lettere del cognome dell'autore, che sono gia state digitate. A questo punto la funzione SINISTRA evita di dovere digitare nuovamente dati gia immessi.

6.10.1 Scrivere una formula usando la funzione SINISTRA

1. Fate clic sulla cella in cui desiderate inserire il risultato della funzione (in questo caso il riferimento).

2. Digitate =sinistra(.

3. Fate clic sulla cella che contiene il valore da cui desiderate estrarre i caratteri (in questo caso, la cella NomeAutore a fianco della formula).

4. Digitate una virgola (,) e quindi il numero di caratteri che desiderate estrarre (in questo caso, 3, per indicare i tre caratteri più a sinistra).

5. Digitate ) e premete Invio. La formula e completa ed estrae i tre caratteri più a sinistra nella cella NomeAutore.

6. Usate il riempimento per copiare la formula per tutta la lunghezza dell'elenco.

In questo modo si risparmiano molto tempo e lavoro. Per combinare le lettere estratte nella colonna del riferimento con i numeri della colonna ISBN, usate la funzione di testo con una funzione CONCATENA (descritta nel prossimo paragrafo).

Le funzioni SINISTRA e DESTRA sono utili anche per creare un sistema di numerazione di fatture.

Per creare questo sistema di numerazione univoca per le fatture sono stati combinati il numero seriale della data contenuto nella cella Data con le funzioni SINISTRA e DESTRA.

6.10.2 Creare un sistema di numerazione di fatture univoco

1. Create una cella Data e una cella Nome cliente.

2. Fate clic sulla cella in cui desiderate visualizzare il risultato della formula (in questo caso la cella con l'etichetta Fattura no.).

3. Inserite la seguente formula: =SINISTRA(A3,3)&"-"&DESTRA(H5,4)

Questa formula estrae i tre caratteri più a sinistra dalla cella Nome cliente (A3), unisce, o concatena, un carattere trattino ed estrae i quattro caratteri più a destra dal numero seriale della cella Data (H4). Nel prossimo paragrafo si discute in maggior dettaglio della concatenazione.

Questa formula restituisce un numero univoco per ogni fattura. Se salvate le fatture usando il numero di fattura come nome di file, quando scorrete l'elenco dei nomi di file in una finestra di Risorse del computer potete dedurre quanto sono recenti i file.

 

6.11 CONCATENA (&)

La funzione CONCATENA unisce i valori visualizzati in due o più celle. Può anche unire una stringa di testo al valore visualizzato in una cella. Per congiungere le colonne del nome e del cognome in una singola colonna di nominativi, si può eseguire quest'operazione in modo lento e inefficiente, copiando e incollando faticosamente ogni nome. oppure si può scrivere una sola formula di concatenamento e copiarla con il riempimento per tutta la lunghezza della colonna Nome Completo.
 

Fine del manuale

 

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